Formalities for the viva voce

Avant la soutenance

L’autorisation de soutenir une thèse est accordée par le chef d’établissement, après avis du directeur de l’Ecole doctorale et sur proposition du directeur de thèse. Celui-ci aura préalablement sollicité deux rapporteurs extérieurs, dont l’avis sera décisif.

1. L’Ecole doctorale établit un formulaire de désignation des rapporteurs, en lien avec le directeur de thèse. Selon les Ecoles doctorales, la désignation des membres du jury intervient en même temps ou après la désignation des rapporteurs.

2. La date de soutenance est fixée en tenant compte du temps nécessaire aux rapporteurs pour lire le document et rendre leur rapport, temps auquel il faut ajouter le délai règlementaire de 4 semaines nécessaire aux formalités administratives : cela conduit en général à lancer le processus d’organisation de la soutenance 9 semaines avant sa date prévisible.

3. Le doctorant doit alors fournir au secrétariat de son Ecole doctorale diverses attestations :

   • Attestations de formations professionnalisantes suivies en dehors d'Université Côte d'Azur ou autre établissement (à valider par le responsable de chaque formation). Les formations professionnalisantes suivies à l'université ne nécessitent pas d'attestation (le pôle formation les fournit à l'Ecole Doctorale).

   • Attestations de formations scientifiques (à valider par le responsable de chaque formation).

   • Le récapitulatif des formations suivies pendant la durée de la thèse.

4. Le doctorant doit aussi déposer le manuscrit de sa thèse auprès du Service Commun de Documentation (voir consignes de dépôt pour Université Côte d'Azur ). Ce dépôt de thèse est obligatoire avant la soutenance : le diplôme ne sera pas édité si le dépôt de la thèse n'a pas été effectué

5. La page de titre de la thèse doit respecter le modèle et la charte graphique d’UCA (modèle voir le paragraphe Rédaction de la thèse et conversion Pdf - Vous trouverez les mentions obligatoires à faire figurer). Le titre de la thèse doit être celui déclaré auprès de l'école doctorale.

6. A réception des rapports, s'ils sont favorables, le processus d'autorisation de soutenance par l'établissement est lancé. Les documents de soutenance sont ensuite édités et à récupérer avant la soutenance.

Composition du jury

Le jury doit être composé d’au moins 4 membres (et au maximum de 8), dont au moins la moitié de professeurs ou personnels assimilés. La moitié du jury doit aussi être composée de personnalités extérieures à l’établissement et à l’école doctorale, choisies en raison de leurs compétences scientifiques ou professionnelles ou de leur notoriété dans le champ de recherche concerné.

La composition du jury tend à respecter un objectif de parité. Les rapporteurs ne doivent pas avoir pris une part active à la recherche du candidat et sont tenus de garder un regard critique et objectif sur le travail réalisé. Les directeurs de thèse ne sont pas membres du jury. Ils peuvent assister à la soutenance mais ils ne participent pas aux décisions.

Le directeur de thèse (ou les directeurs de thèse) participe au jury. Il assiste à la discussion et sa participation demeure précieuse pour la bonne compréhension des travaux qu'il a encadrés. Il peut éclairer les débats menant à la décision, mais n'a donc pas vocation à les mener. S’il assiste à la délibération, il ne prend pas part à la décision finale. Le directeur de thèse est donc pris en compte dans les ratios qui peuvent être considérés au sein du collège doctoral pour les membres internes ou externes à l’établissement de rattachement.

Il ne signe pas le procès-verbal de délibération, mais signe le rapport de soutenance. Lorsque le rapport de soutenance fait état de la délibération, il doit figurer que cette décision a été prise par les membres du jury hors directeur(s) de thèse.

Le directeur de thèse figure sur la liste des membres du jury, y compris pour le dépôt légal des thèses.

Pour autant, bien que la circulaire du 24 mars 2015, relative aux modalités d’élaboration et de délivrance des diplômes nationaux et de certains diplômes d’Etat par les établissements d’enseignement supérieur relevant du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, ne le précise pas, en raison de son antériorité par rapport à l’arrêté du 25 mai 2016, il est souhaitable que le parchemin du diplôme soit complété par la mention du directeur de thèse.

Soutenance et délibération

Le président du jury est élu par les membres du jury avant la soutenance. Il doit être professeur ou assimilé ou un enseignant de rang équivalent.

Après la soutenance

• Les membres du jury signent le procès-verbal de soutenance
• Ils rédigent et signent le rapport de soutenance
• Le président du jury complète et signe l'avis du jury pour la reproduction de la thèse.

A l'issue de la délibération

(où, par défaut, ne sont pas conviés les membres invités), le président du jury fait parvenir au secrétariat de l'école doctorale :

• Le procès-verbal de soutenance,
• Le rapport de soutenance,
• L’avis du jury pour la reproduction de la thèse : indiquer le nom du Président du jury de thèse (aucun montage ou collage n'est accepté pour ce document). Consignes pour remplir le document.

Ces documents doivent être rendus, remplis au secrétariat de l'école doctorale, rapidement après la soutenance.